相談窓口の利用頻度を上げるには?

相談窓口の利用頻度を上げるには?

2022年4月、中小企業もハラスメント防止対策が義務づけられます。
それに伴い、「産業保健新聞」を運営するドクタートラストにも、相談窓口の相談をいただく機会が増えました。
一方、すでに相談窓口を設置している企業さまからは「相談窓口を設置したのに相談がほとんどない」とご相談を受けます。
せっかく相談窓口を設置するなら有意義なものにしたいですよね。
今回は、相談窓口が利用されない背景をさぐりながら、利用頻度を向上させる方策をわかりやすく解説します。

相談窓口が利用されない理由

まずは、従業員の相談窓口の利用を妨げる要因を考えてみましょう。

① 相談窓口が社内にある

社内に相談窓口がある場合は、この理由が第一位に上がるのではないでしょうか。
もちろん窓口を担当される方の人望にもよるところではあると思いますが、社内の人にはなかなか相談がしづらいですよね。

② 相談後のフローがブラックボックス

相談した内容を誰がどのように取り扱うのかわからず不信感を抱くケースです。
①に近い内容ですが、一歩踏み出して相談した内容を誰にどの程度共有されるのかわからないとなると、二の足を踏んでしまいますね。

③ そもそもどんな人がどのように対応してくれるのかわからない

同僚や上司、友人や家族にもなかなか相談しづらい内容を初対面の知らない人に話すのはとても勇気のいることです。

他にもいろいろ理由はあるかと思いますが、このように考えていらっしゃる方が多いのではないでしょうか。

もっと相談窓口を気軽に利用してもらうには?

それでは、前述のような理由で利用できずにいる方々に、より気軽に窓口を利用してもらうには何が必要でしょうか。

① 相談窓口を外部に設置する

シンプルではありますが、社内の窓口が利用されてないのであれば、まずはここから始めてみてはいかがでしょうか。
社内窓口から社外窓口へ切り替えた/導入したという社内への周知も、相談窓口の存在を従業員が知るひとつの手助けになります。

② 何度も窓口を周知する

相談窓口が利用されない理由のひとつに「相談窓口の存在を知らない」というものがあります。
窓口を設置した日以降、その存在を周知することをしなければ、当然それ以降入社した従業員は知らず、当時いた従業員でさえその存在を忘れていくことでしょう。
最低でも年に1度、他にもことあるごとに周知していきましょう。
しつこいくらいがちょうどいいです。

③ 相談フローの明示

誰が相談対応者で(外部の場合は、誰が最初に外部相談員から一次報告を受け)、どの範囲に共有され、会社は相談内容に対してどういったアクションを起こすのか(もしくは起こさないのか)というフローを明らかにすることが大事です。
相談しても何も改善されないどころか、相談することで不利益を被るようなことはまっぴらごめんですよね。

④ 上司が率先して利用

「隗より始めよ」の心です。
誰よりも先に上司が利用してみて、その感想を部下に共有しましょう。
日本人に多い傾向として「相談することで自分が弱い人間だと思われるのではないか」と尻込みしてしまうことがあります。

ハラスメント研修をより効果的なものに

相談窓口同様に、ハラスメントについての教育研修・セミナーのお問い合わせも増えています。
特に職場で起きるパワハラについては、教育指導との境目がわかりづらく、それが教育指導に当たるのかハラスメントに当たるのかわからず、自らのうちに留めてしまうケースがままあります。
「これは教育指導の範疇である」「これは明らかにハラスメントを受けている」という相互の認識を改めるためにもハラスメントに関する教育研修は非常に重要であり、こういった施策を実施すること自体がハラスメントの抑止力となるのです。
また、ハラスメント研修と報告・相談窓口の案内は、ワンセットで実施することが好ましく、これらをセットでご依頼いただくことも多くなりました。
研修の中で「このようなケースの場合は、この窓口に相談するようにしましょう」と案内をすることで、従業員としても具体的な利用のイメージが付きやすくなります。
「研修を実施するだけ」「窓口を設置するだけ」そのどちらかだけでは不十分です。
ハラスメント防止対策が義務化されます。どのみちやる必要があるのであれば、より効果的なものにしたいですよね。

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