もっと作業を効率化しよう!Google スプレッドシート入門!

皆さん、Googleスプレッドシートを使ってますか?
現在はテレワークを行っている企業も多数あり、さまざまなデータ(個人情報を含まない)を複数名で、場所を問わず作成・変更できてとても便利です。
他にも、プログラムの知識は必要になりますが、Google Apps Script(GAS) という、Excel で言うところのマクロのような機能もあり、手作業で繰り返し行うことが辛い作業を効率化もできます。

今回は、プログラマーとして日々仕事をしている筆者が、簡単により作業効率を上げるGoogleスプレッドシートの活用法をご紹介します。

Googleスプレッドシート 複数名で編集する時に便利なワザ

便利な Google スプレッドシート ですが、複数名で同時に使っているとよく問題が発生するケースがあります。
それは「フィルタ(絞り込み)」や「ソート(並び替え)」を行うと、同一のスプレッドシートで作業している他の人の画面にも反映されてしまい、意図しない変更が発生したりすることです。

では、それを回避するための方法はなんでしょうか。

自分専用のフィルタを作ろう!

答えは「自分専用のフィルタを作成する」です!
複数名での作業の競合を防ぐことができます。

作り方はとても簡単で、
「データ」→「フィルタ表示」→「新しいフィルタ表示を作成」
を選ぶだけです。

図1

上記の手順を実行しフィルタが作成されると、画面が以下のようになります。
一番左の枠の色がフィルタ作成前に比べて濃いグレーになっていることが分かります。
この状態の時であれば、フィルタ・ソートをいくら実行しても、他の人の作業には影響がありません!

図2

もちろん、編集したデータは即時反映されるので、使い勝手はこれまでと変わりがありません。
一度適用したフィルタを外すには、以下のように
「データ」→「フィルタ表示」→「なし」
を選ぶだけです。

図3

また、一度作成したフィルタは再利用可能で、
「データ」→「フィルタ表示」→「フィルタ1」
を選ぶ再度自分専用のフィルタが適用された状態になります。

ひと工夫で作業がぐっと楽になる

以上、Google スプレッドシートで複数名で同時に作業する際に便利なワザの紹介でした!

少し手間を加えるだけで作業効率がグンと上がります。
皆さんもぜひ試してみてください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly

山下 潤株式会社ドクタートラスト

投稿者プロフィール

この道15年のWEBエンジニアです。
一方で、産業保健業界ではまだまだ新米です。
エンジニアリング力で産業保健業界の情報収集・発信に努め、業界の認知度向上・発展のお手伝いをしていきます。

この著者の最新の記事

関連記事

解説動画つき記事

  1. 【動画あり】在宅勤務で新たなハラスメント「リモハラ」「テレハラ」が発生

  2. 【動画あり】「抗原」「抗体」ってなに? コロナ抗体検査は必要?

  3. 重症と軽症の違いはなに?〜新型コロナウイルス~

    【動画あり】重症と軽症の違いはなに?〜新型コロナウイルス~

一目置かれる健康知識

ページ上部へ戻る