レコーディングダイエットをご存知ですか？

レコーディングダイエットとは、その日に食べたものとそのエネルギー量を一つひとつ記録していく、というダイエット方法です。
さて、このダイエット方法、実は仕事に対しても効果があることをご存知ですか？
日々残業でお悩みの皆さま、身体だけでなく仕事のダイエットにも取り組んでみませんか？

仕事のダイエットとは

仕事のダイエットといっても、単純に業務量を減らそうということではありません。
極端な話ですが、体重を減らすために、思い切って内臓を取り除こう！　という発想を持つ人はいません。
あくまで「余分な脂肪を減らす」ことを目指すはずです。
仕事にもこうした「余分な脂肪」にあたるものがたくさんついている場合があります。
そうした余分を取り除くことで、残業時間の削減に成功したり、効率化を図ることができます。

あなたの仕事を記録してみよう

前述のとおり、レコーディングダイエットとは、その日に食べたものやエネルギーを毎日記録するというもの。
これに倣って、あなたの1日の仕事を毎日記録してみましょう。
その際、その仕事を以下の5つに分類し、かかった時間と合わせて記録しましょう。

①　生産

利益を生産することに直結している時間です。
営業ならヒヤリングや提案といった営業活動、制作部門であれば、まさに商品の制作に携わる時間が該当します。

②　種まき

将来の成果につなげるための試行錯誤の時間です。
営業であれば案件を発掘するための電話かけや販促企画。
制作部門であれば、開発に伴う企画立案の部分です。

③　投資

自らの価値を高めるために業務時間内に行うことが許された勉強などの時間です。
セミナーへの参加や技術習得のための勉強等が当てはまります。

④　事務処理

直接生産性があるわけではないが、業務上必要な事務処理を行う時間です。
報告書の作成や、社内での依頼書の作成。制作部門であれば前段取りや後段取りを決める時間でしょう。

⑤　無駄

最も削減するべき時間です。
前述の4つのなかに含まれない時間は、ほぼこの時間に当てはまります。

分類に合わせた仕事のダイエット方法

業務を上記に分類したら以下の順番で見直し、実際に削減にする方法を考えていきます。

■ 「無駄」の削減

みつけたらどんどん削減する必要があります。
たとえば、先方のご挨拶に伺ったがアポを取っておらず逢えなかった、であるとか、先方にヒアリングをきちんと行わずに資料を用意した結果、準備したものの3/4は使わなかった。
こうした時間は少し工夫をしたりすることで簡単に削減することができます。
まずは自分の仕事のなかで本当に成果に繋がった行動であったのか。それを書き出す中で見直していくことが大切です。

■ 「事務処理」の削減

「生産」や「種まき」をしたいけれど、「事務処理」の時間に追われてなかなか進まない。
そういった声を営業から聞くこともあります。
直接生産にはつながらないけれど行わなくてはならない事務作業というものは意外と多いもの。
見直すべきはそこにかかっている時間と手法です。
まずは個人の処理スピードを上げること。
日々記録するなかで、早く終わったときと時間がかかったときの差を見つけて追及したり、時間目標を掲げて処理を行ってみてはどうでしょうか。
そして、テンプレートを用意したり、システム的な見直しを行うことで、ぐっと効率があがることもあるでしょう。必要であれば会社に提案をするべきです。

■　その他の時間への削減

上記2つ以外の時間の削減は「短時間での質を高める」という観点で行う必要があります。
「生産」「種まき」「投資」はすべて利益を生み出すことに直結している時間です。
あくまで「効率化」はどのように行えばいいかを判断し考えていきます。
先ほど、無駄の時間に込めたヒアリング資料の作成など、どのようにしたらより短い時間で成果を上げられるか。
この目線で改めて自分の仕事を見直してみてください。

改革は「意識の改革」からはじまる

レコーディングダイエットに効果があるのは、自分の生活を客観的に見直すことで、意識が変わっていくためです。仕事のダイエットも同様です。
今の自分がどんな仕事をしているのか、どの程度の効率的に働けているのか。
まずは現状を認識し「変えよう」と思うこと。すべてはそこから始まります。
これは管理職であっても同様です。部下の仕事の効率や行動に目を向け、一つひとつ課題をみつけていくことができれば、どのようにマネージメントしていけばよいかも自ずと見えてくるかと思います。

残業に悩まされている皆さん。
あなたの仕事、もしかすると「余分な脂肪」でぶくぶくと増えているかもしれません。
残業時間や業務量を嘆くだけではなく、まずは自分の仕事の仕方に目を向けてみませんか？