VBAを学んで、Excelに手作業をお願いしよう~2時間かかる仕事も5分で終わる!~

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人口減少にともなう労働力の減少、顧客が求めるスピード感の上昇など、さまざまな背景から労働生産の向上が多くの企業での課題となっています。
業務の改善・効率化のために、顧客管理や経費管理のシステム、クラウド型勤怠管理システム、給与計算ソフト等、専用のITツールを導入したという企業も多いのではないでしょうか?

しかし、一方で、
・作業内容が特殊で一般的に売られているITツールでは対応できない
・導入に対するコストがかかりすぎる
・導入の効果が不透明なため、踏み出しきれない
といった理由から専用のITツールを導入できず、officeのExcelでなんとか事務作業を回している職場も多いかと思います。

自分の会社のことだ、と思ったあなた! 今日はそんなあなたの職場の業務改善についてのお話です。

VBAでExcelに仕事をお願いしよう

「毎日同じExcel作業の繰り返しは嫌だ。でもITツールを導入する予算はない。手順書はあるんだし、誰か自分の代わりにやってくれる人がいれば……」
こんなふうに悩んでないでしょうか?

手順が多く複雑なExcelの手作業は、慣れるまでにもとても時間がかかり、慣れたとしても、それを時間内にミスなくこなすのはも難しいものです。
本当にミスがないか不安になり、検証するのにも多くの時間がかかります。
また、こういったExcelの手作業は、同じことを繰り返し行う場合が多い印象があります。
AIやRPA等の活用による自動化が日々様々なメディアで叫ばれる現在、複雑な手順を淡々と繰り返すうちに「この作業自動化できないの?」と不満が溜っていく、という経験を私もしたことがあります。
作業をやってくれる人の用意は難しいかもしれませんが、もし、パソコンがその手順書通りに作業をこなしてくれるとしたらどうでしょうか?
実は、あなたの使用しているExcelには、そのための機能が搭載されているのです!

VBAとは

VBAとは、簡単に言えばExcelが理解できる独自の言葉、いわゆるプログラミング言語の一種です。
この言葉を使用して、Excelに対して、「こんなことをしてほしい」という作業手順をまとめた手順書を書けば、Excelがその通りに作業をしてくれます!
プログラミング言語? あの英数字の羅列みたいなやつでしょ。なんだか難しそう……。
そう感じたあなたに朗報です。
実はVBAは意外と直感的に扱うことができるのです。

思ったより簡単!英語に近いVBA

Sub sample()
Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count)
ActiveSheet.Name = “管理表”
Sheets(“管理表”).Cells(1, 1).Value = “管理表”
End Sub

上のサンプルは、シートの一番最後にシートを追加し、追加したシートの名前を「管理表」に変更し、追加したシートのA1セルの値を管理表に変更してください。
という手順書です。
.(ピリオド)を「~の」と訳し、そのまま英語のつもりで読んでみましょう。

シート の 追加をしてね。場所は一番最初のシートの後ろだよ。
追加したシートの名前を「管理表」にしてね。
管理表シートの1行目1列目の値を「管理表」にしてね。

なんとなく、読み解けたのではないでしょうか。
新しい言語とまでいかずとも、少し英語に近いため、簡単そうではありませんか?

このように、作業の手順をVBAで一つひとつ書き、Excelにその通りに動けとボタンを押すことで、Excelがその通りに作業をしてくれます。
内容によっては、手作業で2時間、3時間もかかっていた手作業が、ミスなく、10秒もかからずに終わってしまうこともあります!

パソコンが簡単に「労働者」のかわりになる時代

私自身、繰り返し発生するExcelの手作業に苦労していましたが、VBAを2か月ほど学んだ事で、その業務を5分で終わるようにすることができました。

・手順が明確である
・同じことの繰り返し
・条件の分岐が明確

こういった業務は、パソコンの得意分野です。
手作業をExcelにお願いして、日々追われていた作業から解放されれば、自分が本当にしたい業務に取り組む時間の確保ができます。
さらにこれは生産性を下げることなく、残業時間を減らすことにもつながっていきます。

2020年には小学生からのプログラミング教育が必修化されることもあり、手作業をExcelで、もっと言うとパソコンにやってもらうようにお願いすることができる、生産性の高い人材が増えてくると思われます。
そうした人材に負けないためにも、今日からあなた自身もExcelに仕事をお願いできるように、VBAを学んでみませんか?

私が勉強に使った本のご紹介

私は初めにこちらの2冊を読んで、Excelに仕事をお願いすることができるようになりました。
どちらも大変わかりやすく、おすすめです!

・『たった一秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書』吉田拳 (著)技術評論社 (2016/6/8)

VBAを活用しての作業の自動化の仕方が初学者にもわかりやすく、優しく書かれています。
VBAの使い方だけでなく、VBAを実際の仕事にどのように活かして、作業を自動化するかという考え方も身につく、おすすめの本です。

・『自分のペースでゆったり学ぶ Excel VBA』日花弘子(著)技術評論社(2014/4/30)

ストーリー仕立てで、くまと子どもが、子どものお父さんに教わりながら、一歩ずつ、商品売上表から請求書に転記する作業の自動化を完成させていくという内容で、初心者が、つまずきやすい点についてもフォローされており、とても優しくわかりやすい本です。

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石津 卓也

石津 卓也株式会社ドクタートラスト

投稿者プロフィール

楽しく働けるしくみのもとで働くことが大切だという考えを持ち、そのしくみを実現させる可能性を秘めた、情報技術に関心を持つようになりました。
現在、プログラマーとして、業務の自動化、効率化やしくみづくりを行っています。

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