身近なところから業務効率化-これって信書にあたるの?-

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仕事をしているなかで、取引先に「契約書を送る」「案内状を送る」「請求書を送る」なんてことありますよね。
そんな時にふと「これって何で送ればいいのだろう。普通郵便でいいのかな…」なんて迷うことはありませんか。
迷うたびに担当者に確認したり、ネットで検索したり…。
「急いでいるのに意外と時間が取られてしまって」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そもそもなぜ迷うのでしょう。
切手や宅配伝票を貼って送れば何でもよいのでは? と思うところですが、おそらく「信書」という言葉を耳にしたことがあり、配送方法に注意が必要ということをご存じなのでしょう。
配送方法を間違えると受取側に失礼にあたったり、場合によっては違法だったなんてこともあり得る信書。
一体何が信書にあたるのか今一度確認していただき、今後の業務効率化を図りましょう。

信書に該当するか否か

冒頭でもお話しした通り、「信書」を送る場合、配送方法に注意が必要です。
総務省は下記のように定義しています。

信書
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法および信書便法に規定されています。
特定の受取人
差出人がその意思または事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
※「意思または事実の通知」とは、差出人の考えや思いを表現する、事実を伝えるなどのことです。
文書
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙など、有体物のことです(電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません)。

<参考>
総務省「信書のガイドライン」

それでは、どういったものが信書に該当するのか詳しくみていきましょう。

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個人情報が記載されていたり、封筒に「親展」と記載されたりしているすべての文書が信書に該当するわけではなく、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知するものであるか否かによって判断されます。
※電磁的記録物(CD、DVD、USBメモリ)は外見上だけでは内容がわからないため信書には該当しません。

信書を送れる配送方法

宅配便ではほとんどの場合が信書を送ることができないため、郵便局で送るのがおすすめです。
また、日本郵便のサービスのなかでも、信書を送ることができないものもあるので注意しましょう。

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上記のうち、ビジネスで主に使われるのは、定形郵便、定形外郵便、レターパックライト、レターパックプラスではないでしょうか。
定形郵便は50g以内で信書を三つ折りしたサイズ、定形外郵便はA4サイズをそのまま送ることができ、最大4kgまで送ることができます。
利用できるオプションには、速達・配達日指定・書留(簡易書留・一般書留)・配達証明があり、重要書類とされる信書は配送中の荷物が今どこにあるのか追跡することができる書留を利用することが多いです。

その他、全国一律料金・追跡サービス・ポスト投函OKなレターパックのサービスも大変便利です。
以下の2種類があり、主に対面で配達するか郵便受けに配達するかで料金が異なります。

① レターパックプラス

料金:全国一律510円
サイズ:A4
重量:4kg以内
配達方法:対面で届け、受領印または署名をもらう

② レターパックライト

料金:全国一律360円
サイズ:A4
厚さ:3㎝以内
重量:4kg以内
配達方法:郵便受け

レターパックはコンビニなどでも購入することができ、郵便ポストに投函するだけで送ることができるのが、大きなメリットです。

まとめ

信書の定義は、少々複雑に思われるかもしれませんが、一般的に使われる普通郵便やどこでも簡単に手に入れることができるレターパックで送ることができるため、配送方法としてはそれほど難しくはないと思います。
まずは、自分が送ろうとしている書類が信書なのかどうかを見極め、正しい配達方法で送るようにしましょう。

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小橋 凛

小橋 凛株式会社ドクタートラスト

投稿者プロフィール

留学経験や外資系企業、大手企業での就業経験を通じて、働き方について外国と日本のギャップを目の当たりにしました。
会社の規模に関係なく、働く人を取り巻く環境を変えていかなければ、過重労働やメンタルヘルス不調が減ることはありません。
他業種での経験を活かして、元気で健康な社員づくりに努めていきます 。

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