身近なところから業務効率化－これって信書にあたるの？－産業保健新聞

仕事をしているなかで、取引先に「契約書を送る」「案内状を送る」「請求書を送る」なんてことありますよね。
そんな時にふと「これって何で送ればいいのだろう。普通郵便でいいのかな…」なんて迷うことはありませんか。
迷うたびに担当者に確認したり、ネットで検索したり…。
「急いでいるのに意外と時間が取られてしまって」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そもそもなぜ迷うのでしょう。
切手や宅配伝票を貼って送れば何でもよいのでは？　と思うところですが、おそらく「信書」という言葉を耳にしたことがあり、配送方法に注意が必要ということをご存じなのでしょう。
配送方法を間違えると受取側に失礼にあたったり、場合によっては違法だったなんてこともあり得る信書。
一体何が信書にあたるのか今一度確認していただき、今後の業務効率化を図りましょう。

信書に該当するか否か

冒頭でもお話しした通り、「信書」を送る場合、配送方法に注意が必要です。
総務省は下記のように定義しています。

信書
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法および信書便法に規定されています。
特定の受取人
差出人がその意思または事実の通知を受ける者として特に定めた者です。
※「意思または事実の通知」とは、差出人の考えや思いを表現する、事実を伝えるなどのことです。
文書
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙など、有体物のことです（電磁的記録物を送付しても信書の送達には該当しません）。

＜参考＞
総務省「信書のガイドライン」

それでは、どういったものが信書に該当するのか詳しくみていきましょう。

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個人情報が記載されていたり、封筒に「親展」と記載されたりしているすべての文書が信書に該当するわけではなく、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知するものであるか否かによって判断されます。
※電磁的記録物（CD、DVD、USBメモリ）は外見上だけでは内容がわからないため信書には該当しません。

信書を送れる配送方法

宅配便ではほとんどの場合が信書を送ることができないため、郵便局で送るのがおすすめです。
また、日本郵便のサービスのなかでも、信書を送ることができないものもあるので注意しましょう。

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上記のうち、ビジネスで主に使われるのは、定形郵便、定形外郵便、レターパックライト、レターパックプラスではないでしょうか。
定形郵便は50g以内で信書を三つ折りしたサイズ、定形外郵便はA4サイズをそのまま送ることができ、最大4kgまで送ることができます。
利用できるオプションには、速達・配達日指定・書留（簡易書留・一般書留）・配達証明があり、重要書類とされる信書は配送中の荷物が今どこにあるのか追跡することができる書留を利用することが多いです。

その他、全国一律料金・追跡サービス・ポスト投函OKなレターパックのサービスも大変便利です。
以下の2種類があり、主に対面で配達するか郵便受けに配達するかで料金が異なります。