突然ですが皆さま、定時で帰っていますか？

帰れない！　なぜなら…仕事量が多いから！

そんな方が多いのではないでしょうか。
かくいう私も毎日定時で帰ることが難しい状況の一人です。

仕事量を減らしてほしいと懇願したところで、「そうだよね～。じゃあ仕事を減らそうか～」とはならないのが現実です。
なったらむしろ怖いです。
けれど、仕事を終えて家でゆっくりと過ごす時間もほしい。
なんとかしてこの状況を打破するために、何をするべきか考えてみました。

なぜ時間ばかりが過ぎていくのか

まず「何に時間がかかっているのか」と問われたときに、うまく答えられない現状がありました。
なんとなくTo Doリストは立てているものの、それに集中できることってなかなか少ない。
途中で頼まれごとを受けたり、問い合わせを受けたり…。
予定外で突発的な業務って多くありませんか。

さらに、「あんなことやこんなことを頼まれて…。こんなに大変なんです！」とアピールしたくてもそれを証明できるデータがない。
そんな状況でした。

また、私はあまりスケジュール管理が得意ではなく、作業中に「あれもやらないといけないんだった！」と思い出すと、そちらが気になり集中できなくなることが多くあります。
タスクが終了したときに、次にするべきことに迷うことも多くあります。
そのため、計画倒れ常習犯となるのです。

レコーディングに挑戦

まずは現状分析してみた

ここで、思い切って細かく予定を立てることをやめてみました。
むしろ「データを取る」ことを目的とし、自分が何にどのくらい時間を使ったかを記録することにしたのです。
一時期はやったレコーディングダイエットの仕事版と考えていただくとわかりやすいかと思います。
ここでのポイントは、「上手に予定を立てようと思わない」こと。
1つひとつのタスクの「見積もり時間」と「かかった時間」を記録することだけに注力しました。

レコーディング結果

約2か月間、突発的なタスクも含め時間を記録していきました。
自分が見積もっていた時間との差があったもののうち、いくつかをピックアップしたいと思います。

メールチェックは、週初めの月曜はメールが多く、長いときにはは11分かかっていました。
一方、短いときは2分で終了していました。
1日の予定確認は、始業時に行っているのですが、状況が変わることで立て直す時間も必要です。
その結果、優先順位を考えることに時間がかかってしまい、予定よりも長く、12分かかってしまいました。
企業さま訪問の準備には、データの読み込みや、フィードバックの準備がありますが、どちらも自分が思っているよりも時間がかかることに気づきました。
さらに、訪問後の報告書作成は、少なくとも30分かかっているようでした。
回覧物の確認は、回覧が一気に回ってきたことや、興味ある記事を熟読すると自分が考えているより時間がかかるようです。
逆に、「産業保健新聞」の記事作成は、情報収集から文章校正まで結構時間がかかっていると思っていましたが、予定よりも短く80分で終えることができていました。

レコーディングをしてみてわかったこと

レコーディングをしてみてわかったことは、大きく分けて2つあります。

① 1日でできる量の見積もりが間違っていた

思っていたよりも、自分が仕事に時間がかかる人間であることに気がつきました。
「それじゃあ元もこもないじゃないか！」と言われてしまいそうですが、見積もり時間を見直すことで、上司や取引先の企業さまとの調整を無理のないものにすることができます。
たとえば、「これ、いつまでなら終わりそう？」と聞かれたときに、実際には1週間くらいかかるような業務について「今日・明日中には終わると思います」と答え、終わらずに苦しい思いをする、というパターンを減らすことができます。
大体の見積もり時間が見えてくることで、予定を立てやすくなってきます。

② 目標を明確にできる

タスクに対して、自分がどのくらいの時間がかかったか明確になると、その時間を短くしたい！　という気持ちが出てきます。
上記の表でいうと、データの読み込みに163分かかっていますが、この作業のなかには、データを依頼したり、整理したり…と色々な作業が含まれています。
163分をどうしたら短くできるか？　を考えることができ、また同じタスクが発生した時には、163分より短くするぞ！　というやる気もわいてきました。
さらに、実際に短くできた際には数字として目に見えて自分の成長が見えるため、モチベーションにもつながります。

実際の変化は？

2か月間集中的にこのレコーディングを実施してみたところ、1か月の定時退社率は44.4％から57.1％にまでアップしました。
具体的には、21日のうち12日は残業せずに帰宅することができました。

おすすめツール

記録だけなので、ノートやExcelで十分始められると思いますが、時間管理のためのツールは多くあります。

・　TaskChoute
無料版と有料版があり、タイムレコーディングには無料版で十分です。
私はこちらを利用しました。
マクロが組まれているExcelファイルなので、ソフトをインストールすることができない環境の方でも使えるかと思います。

・　Toggle
定番アプリです。
英語サイトですが、シンプルで使いやすく、無料版でもレコーディングには十分かと思います。

・　lock it
こちらも無料で利用できます。
Webを利用しての管理となるので、外出が多い方もスマホからアクセスしやすいのではないでしょうか。