仕事を上手に管理する方法

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仕事のスピード感や物事の解決に長けている人がいる一方、常に仕事が遅れがちな人がいるのはなぜでしょうか。
今回は、この理由について考えてみましょう。

たとえばストレスチェックの集団分析では、下記の方式が挙げられています。

業務のコントロールがしやすい = 裁量権があり、優先度を自分で決められる = 仕事がしやすい 

自分でコントロールがしやすいということは、つまり「個人の意識次第」となるわけです。
確かに、自身を律することのできる人には、この方式は成り立ちます。
では、管理ができない人はどうなるでしょうか。

コントロールできない理由

仕事が遅れがちな人は、仕事を怠けているわけではもちろんありません。
しかし、スピード感に長けている人に比べ、仕事への意識が少し違うのかもしれません。

【業務が滞りがちな人の特徴】
・ 業務に対する優先度が判断できない
・ 苦手なことや面倒なことを後回しにする
・ 自分の時間を優先し、仕事への影響を考えない
・ 責任感が低く、言い訳が多い

まとめると「自分に甘い人」ともいえるでしょう。
結果的に、手を付けないで放置していたがために大きく拗れさせた仕事を挽回するために、さらに時間と労力をかけることになってしまいます。
仕事の遂行能力という観点からすると「先が読めない」人といえるでしょう。

期日管理を意識する

やらなくてはいけないことが多いときは残業をし、一方で業務の目処がつく時は早めに帰り、メリハリのあるライフスタイルは自身の生活をしやすくするでしょう。
しかし、仕事の管理が出来ない人は「今日はここまで」と切り上げた後に、「まだ終わっていない仕事」を「いつまでに成し遂げるのか」という計画を立てることが苦手です。
「今やらなければならないこと」と「明日でも大丈夫なこと」の違いは、期日がどこに設定されているかという点になります。
「リミットが近い仕事」を先延ばしにすることは、後に着手しなければならない仕事へ割く時間へも影響し、さらに他の業務を滞留させる結果となります。

仕事の管理は「デッドライン」から逆算し、いつまでに何をしておく必要があるのかを明確にしましょう。
また、締切を作る事で「自分にプレッシャー」をかけましょう。

時間の管理は信用に繋がる

時間の管理が甘い人は、余裕を見据えての行動ができないために常にギリギリの対処しかできません。
不測の事態への対応ができません。
反対に、時間の管理が出来る人は、仕事の先読みをし、前倒しで仕事をすすめるため、不測の事態に余裕を持って対応することが可能になります。

これは多くの人が経験した、大学受験や資格試験という社会のリミットに対して、自身に課した時間の使い方に通じるところもあるでしょう。
仕事は「何時まで残業したか」ではなく「どこまで進められたか」という成果軸ではかりましょう。

山口 紗英

山口 紗英株式会社ドクタートラスト 精神保健福祉士

投稿者プロフィール

職場のメンタルヘルスに世の中の関心が向いている今だからこそ、こころの健康の重要さを理解して頂けるチャンスと考え、企業やはたらく皆様のお力に少しでもなれたらと思っています。精神科病院等医療現場での経験を生かせるよう頑張ります。

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