今日から使える!仕事を時短に導く小技集

jirankowaza

毎日定時に帰りたい。残業なんてしたくない。でも仕事はこんなに山積み…。
そんな思いを持っていませんか?

そういう皆さんのために、ささやかだけれど意外にも実践している人の少ない、
仕事の時短術をお教えしましょう。

 

ユーザー辞書ツールを駆使する

「平素は、大変お世話になっております」
「ご確認の程、よろしくお願いいたします」

メールで頻繁に使うこうした文章は、すべて「ユーザー辞書ツール」に登録してしまいましょう。
ちなみに筆者が登録しているのは以下のような文章です……

→平素は、大変お世話になっております。
→ドクタートラスト ○○課○○です。
→ご確認の程、よろしくお願いいたします。
→お疲れ様です。
ひょ→表題の件、添付いたしました。

その他、認証画面用のメールアドレス等も辞書登録して、
すぐに呼び出せるようにしています。

また、全く同じ文章のメールを定期的に送る方などは、
テンプレート等に登録しておくことでメールを打つ時間を短縮できるかもしれません。

 

デスクトップになわばりをつくる

先方の確認を取るために一時的に保存したファイルや内容を確認するためにDLしたファイルなど。
そういった一時的に保存をしたファイルがデスクトップにたまってしまうことってありませんか?
続いての時短のコツは、とにかく「デスクトップを整頓しておくこと」。
使いたいショートカットを探す時間。
使いたいデータの場所を探す時間。
そういった時間の無駄をなくすのが「デスクトップ縄張り術」です。

作業中のフォルダはこのあたり、素材はこのあたり、と大体でもよいので、優先順位に合わせてファイルを固めて配置しておきます。
すると、急ぎの件は急ぎの縄張りの部分だけ探せばよく、効率的になります。

また、ゴミ箱の他に「後で消すフォルダ」を作っておくのも良いでしょう。
一旦作業は終わったけれどまだしばらく保存しておくようなファイルは、すべてそこにしまいます。
そのフォルダに入っているファイルは、一度は捨てると判断したものなので、定期的にゴミ箱に捨ててしまえば悩む時間が無くなります。

 

やるべき作業は簡潔な文章に

Todoリストを活用している人は多いと思いますが、作業を事細かに書いていませんか?
Todoリストは目で見て分かればそれで十分。可能な限り少ない文字数で完結にまとめましょう。
やるべき作業を言語化することは、頭の整理にもつながります。
Todoリストをあえて書き出すことで業務の整理を行いましょう。

 

会議はとにかく簡潔に

会議のアジェンダを決める以前には、その会議が本当に必要かどうかを考えましょう。

さらに会議の前日にはアジェンダを決めておき、メールなどで共有しておくとより効果的です。
それだけで会議冒頭の前提についての説明を省くことができるだけでなく、議題についてその場で全員が考える必要がなくなり、
すぐ本題に入って話し合うことができるため、大幅な時短になります。

本当に必要な内容は何なのか、しっかり自身で整理しておくことが大切です。

いかがですか?
どれもちょっとしたことですが、効率化に役立つ内容です。
ぜひチャレンジしてみてください。

佐々木 泉

佐々木 泉株式会社ドクタートラスト 経営企画部 広報課

投稿者プロフィール

企業の健康を考えるこの会社で、
皆様が心身共に元気に過ごせる日常をサポートいたします。
少しでも、皆さんの力になれたらうれしいです。

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