ToDoリストでは足りない ~ 就業時間の賢いデザイン法

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仕事をする上で欠かせないスケジュール管理。

様々なスケジュール管理法がありますが、
スケジュール管理ではずせない2点について、今回は取り上げてみます。

「仕事が遅い」の2つの意味

日々仕事をしていると、次からへと仕事がふってきます。
その仕事をToDoリストにして、来た順に必死で取り組んでいく・・・
そんな働き方してませんか?

そんなふうに遮二無二はたらいたとしても、成果を出すのは困難です。

自分では頑張っているのに、他人からは「仕事が遅い」と言われる・・・
それで悩んでいる方も少なくないでしょう。

そう言われたから、とにかく手を動かす・・・という頑張り方をする前に、
一度スケジュール管理の方法を見直すことをお勧めします。

そもそも「仕事が遅い」といっても、それには2通りの意味があります。
①仕事をするスピードが遅いこと
②仕事の期限を超えてしまうこと

「仕事が遅い」というのは、あくまで相対的評価です。
仕事内容は、同じ組織内でも千差万別であり、各人の仕事のスピードを
比較するのは困難です。つまり、②のように、

「仕事が遅い」と言われているケースの大半は、依頼した側の意図するタイミング(期限)に
仕事が終わっていないということなのです。

〆切が迫るほどパフォーマンスが上がるということも一つの真実ではありますが、
次から次へと仕事が発生する一般的な職場では、そのような追い込み型による
能力発揮は求められないでしょう。
もし発揮できなかった時は、単に他の人の迷惑になってしまうからです。

自分一人で完結できる仕事は限られています。
そうである以上、自分ではベストを尽くした!と思っていても、
それが相手の物差し(タイミング)とズレていると、

残念ながら、「仕事が遅い」という印象を植え付けてしまいます。

スケジュール管理する場合、相手から依頼を受けた以上、自分の仕事のスピードを把握した上で、
期限を意識してスケジューリングすることが大切です。

「重要な仕事」をいつやるか

もうひとつ外せないのは、「エネルギー管理」という視点です。

人の集中力・注意力が続く時間は限られています。
重要な仕事に取り組むには、取り組むべき時間があるのです。

脳のパフォーマンスが最高潮に達するのは、起床後3~4時間後とされています。

睡眠中に様々な知識や記憶の整理が終わり、一番頭がクリアになっているこの時間帯は、
何かを決定したり、プレゼンテーションや企画発案の資料作成等、頭を使う仕事に最適です。

スケジュール管理を行う時に、ToDoリストを元に、この時間帯に「重要」な仕事を割り当てることが
できるかどうかは、仕事の効率を左右します。

そのためにも、自分の仕事は何か?を定義づけし、数ある仕事の中で何が
「重要」な仕事かをラベリングする必要があります。

「緊急」ばかりに気を取られて、「重要」な仕事がおろそかになってしまっている状態は
珍しいことではありません。

限られたエネルギーを何に注ぐか、仕事のゴールデンタイムにどの仕事をするか、
どのようにその時間を確保するか・・・を考えてみてはいかがでしょうか。

誰もが平等に与えられた時間。特に就業時間は限られており、
長く働けば働くほど評価されていた時代は終わろうとしています。

目の前の仕事に振り回されず、一呼吸おいて、就業時間という自分の時間を
うまくデザインできるようになれば、ストレスも一つ減るかもしれませんね。

山口 紗英

山口 紗英株式会社ドクタートラスト 精神保健福祉士

投稿者プロフィール

職場のメンタルヘルスに世の中の関心が向いている今だからこそ、こころの健康の重要さを理解して頂けるチャンスと考え、企業やはたらく皆様のお力に少しでもなれたらと思っています。精神科病院等医療現場での経験を生かせるよう頑張ります。

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